Chargé d'accueil et de gestion administrative guichets uniques (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

La Chargé d’accueil et de gestion administrative des Guichets uniques assure un accueil polyvalent du public et contribue au traitement des dossiers des usagers dans les domaines suivants : service aux citoyens, familles, actions sociales, culture et espace public. Elle accompagne les usagers dans leurs différentes démarches, prend en charge les actes y afférant et représente l’image de la collectivité auprès des usagers.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITE 1 : ACCUEIL ET CONSEIL AU PUBLIC
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Renseigner, conseiller et orienter les usagers
- Enregistrer les demandes, suggestions ou réclamations des usagers
- Accompagner les usagers sur les bornes libres service
- Identifier les besoins potentiels des usagers
- Conseiller les usagers sur les prestations auxquelles ils ont droit en promouvant l’action publique

ACTIVITE 2 : RECEPTION ET ACCOMPAGNEMENT AU TRAITEMENT DES DOSSIERS RELATIFS AUX DIFFERENTES DEMARCHES ADMINISTRATIVES EN LIEN AVEC LES SERVICES MUNICIPAUX
- Services aux citoyens :
o Etat civil : Gestion des dossiers mariage, pacs, déclaration de décès, reconnaissance, demande d’acte d’état civil, changement de noms et prénoms, tenue et mise à jour des registres, établissement des livrets de famille
o Affaires générales : Etablissement des attestations d’accueil, enregistrement du recensement militaire et transmission des documents au Centre du Service National, rédaction des certificats de résidence, gestion des dossiers de passeport et de carte d’identité, légalisation de signatures et certifications conformes
o Citoyenneté : Inscription sur les listes électorales, inscription aux journées citoyennes, inscription aux vides greniers et encaissement
- Famille :
o Petite enfance : Prise de rendez-vous avec les familles et les responsables du secteur Petite enfance
o Affaires scolaires et périscolaires : Pré-inscription scolaire, enregistrement des demandes de dérogation et inscription aux activités périscolaires, paiement des factures, calcul du TRP et gestion des impayés
- Action sociale :
o Troisième âge : Inscription à la Fête des Séniors et encaissement, inscription aux colis de Noël, inscription au plan canicule
o CCAS : Primo-accueil
- Culture :
o Bibliothèque : Inscription ou réabonnement et inscription aux animations
- Espace public :
o Enregistrement des signalements de dépôt sauvage et des demandes de fleurissement, via le portail citoyen (GRC)

ACTIVITE 3 : TRAVAIL EN BACK OFFICE
- Suivre les courriers des usagers
- Rédiger et transmettre les réponses standardisées
- Vérifier les encaissements et suivre les réclamations
- Assurer la transmission des pièces auprès du Régisseur titulaire
- Gérer les erreurs d’inscriptions sur les listes électorales et relancer les usagers
- Gérer la boîte mail et assurer le respect des délais de réponse
- Gérer les dossiers état civil et affaires générales

Profils recherchés

De nature ponctuelle, dynamique, flexible et polyvalente, le Chargé d'accueil et de gestion administrative (F/H) est reconnu pour sa discrétion professionnelle et son engagement dans ses missions de Service Public. Il a une excellente élocution et un bon relationnel. Il sait intégrer et restituer les informations de manière claire et concise. La maîtrise des outils de la bureautique (Pack Office) est impérative pour réaliser l'ensemble de ces missions.

PARTICULARITÉ DU POSTE :
- Travail en polyvalence et en rotation sur l'accueil du public, l'accueil téléphonique et le back office
- Travail les samedis par rotation
- Conformément à l'instruction codificatrice N°06-031-A-B-M du 21 avril 2006, pour être nommé régisseur, l'agent de la collectivité doit être majeur et de nationalité française ou ressortissant européen.

POSTE A POURVOIR : à compter du 1er septembre 2026 et selon les conditions statutaires.

Vous bénéficierez au sein de notre collectivité d'une rémunération statutaire, d'un régime indemnitaire, d'une prime de fin d'année, du CNAS, de titres restaurants (option facultative), d'une participation à une mutuelle labellisée.
Ce poste étant à temps complet (37h30), vous bénéficierez de 25 jours de congés annuels et de 15 jours de RTT (journée de la solidarité imposée le lundi de Pentecôte).

Recrutement par voie statutaire en catégorie C (Filière Administrative), ou à défaut, par voie contractuelle (CDD).
Si vous souhaitez postuler, adresser votre candidature de préférence par mail, à l'attention de Monsieur le Maire : Voir email sur emploi-territorial.fr. A défaut, par voie postale : Hôtel de ville - 41 rue Jean Jaurès - 94240 L'Haÿ-les-Roses.