Secrétaire médicale - réanimation néonatale

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne : le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie et Raymond Aubrac (CHIV).
Le CHIC est un établissement de 563 lits et places de médecine chirurgie obstétrique. Il est organisé en 5 pôles d'activité dont les domaines d'expertises ont une reconnaissance nationale et internationale. L'établissement bénéficie d'un plateau technique de dernière génération d'imagerie, d'examen et de recherche. Il se situe parmi les tout premiers centres hospitaliers hors CHU en matière de publication et crédits recherche grâce à son Centre de recherche clinique (CRC) et son centre de ressources biologiques (CRB) labellisés.
Le CHIC est organisé en 5 pôles :
Pôle P érinatalité F emme E nfant A dolescent : un centre périnatal de niveau 3 gérant par an près de 3700 accouchements, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d'IVG, un centre d'assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.
Pôle S pécialités C ancer : l'organisation de ce pôle a pour mission principale, la fluidité et l'efficience du parcours patient, notamment en matière de cancérologie médicale et chirurgicale.
Pôle U rgences- R éanimation- M édecine- I magerie- S anté P ublique qui répond aux missions de proximité de l'établissement grâce à ses services d'urgences, de médecine interne, de médecine polyvalente, de réanimation, d'imagerie médicale, des explorations fonctionnelles cardiaques et neurologiques, d'un service de gériatrie composée d'une unité de Soins de Suite et de Réadaptation et d'une Unité de Gériatrie Aigüe, du CLAT, du CeGIDD, de l'UMJ et de la Permanence d'Accès aux Soins de Santé.
Pôle M édico- T echnique est un pôle polyvalent, adapté aussi bien aux examens simples qu'aux diagnostics et traitements sophistiqués. Il comprend un service d'anatomo-pathologie et de cytologie pathologique, un plateau de biologie, une pharmacie, un service de stérilisation, une équipe opérationnelle d'hygiène.
Pôle Acuité Vision Dynamique Ambulatoire (AVDA)

LE POSTE :
Missions permanentes:
Traitement des documents et courriers médicaux
Gestion et mise en forme des comptes-rendus d'hospitalisation dans le logiciel Orbis dans les délais réglementaires et envoi aux destinataires
Trier les dossiers et numériser sur le logiciel d'archivage, les documents pour alimenter le DPUN en temps réel
Préparation des dossiers pour mettre à disposition les documents demandés par les usagers
Traitement des courriers.
Accueil téléphonique des familles et des visiteurs : prendre les messages et retranscriptions aux médecins
Planification des rendez-vous informatisés pour les patients
Accueil physique et prise en charge des usagers lors des consultations
Gestion administrative
Saisir les tableaux des vacations, des astreintes et des gardes des pédiatres
Encoder le temps de travail sur le logiciel métier des internes
Gérer le planning des pédiatres
Organiser les rendez-vous sur les agendas et les plannings d'activité, réservation des salles
Gestions des réunions, préparer et communiquer l'ordre du jour
Participer et prendre des notes pendant les réunions.
Elaborer et communiquer les comptes-rendus de réunion.
Reprise des tâches ou missions des collègues du service en leurs absences et/ou sur demande de l'encadrement
Codage PMSI, en l'absence de l'agent du DIM
Tenue des dossiers du réseau
Savoir s'adapter aux nouvelles organisations
Matériel de bureau
Gérer le réassort des fournitures de bureautique et le matériel de bureau.

PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme de secrétaire médicale souhaité sinon une formation qualifiante en secrétariat.
Compétences attendues :
Connaissances générales sur les logiciels de bureautique : traitement de texte, Excel, Word, power point
Bonne maîtrise de l'expression écrite (orthographe, conjugaison, vocabulaire) et orale.
Sens de la communication et de l'écoute
Gestion du temps
Priorisation des urgences
Rigueur et méthodologie
Etre capable de travailler avec autonomie dans le cadre d'une équipe.
Faire preuve d'une grande discrétion sur l'ensemble des informations recueillies auprès du patient
Informations complémentaires :
Poste à pourvoir dès que possible.
CDD de 4 mois - temps plein

Processus du recrutement :
Un entretien téléphonique, puis dans un deuxième temps un entretien réalisé en présentiel avec la Responsable du service.
Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap