Assistant de direction (H/F)

Faites de votre talent un métier !

Rejoignez l'Association Adèle de Glaubitz et donnez du sens à votre engagement

Qui sommes-nous ?

L'Association Adèle de Glaubitz est un acteur fort du secteur social, médico-social et sanitaire. Avec 41 établissements et services répartis sur le territoire alsacien, nous accompagnons au quotidien 2000 enfants, adultes et personnes âgées en situation de handicap, de grande dépendance ou en protection de l'enfance.

Notre mission ?

Co-construire un accompagnement personnalisé, centré sur l'humain, en s'appuyant sur des valeurs de solidarité, de bienveillance et d'engagement.

Notre établissement  

Le Pôle Enfance Handicap 68 est composé de plusieurs établissements et services repartis sur deux sites géographiques distincts (Cernay et Colmar) :
- IME EEAP SESSAD UEMA ULIS UEE Plateforme autisme
- 340 enfants, adolescents et jeunes adultes
- 300 professionnels

Basé(e) à Cernay, l’Assistant de direction (H/F) intervient auprès de l’équipe de direction du Pôle, composée d’une directrice de pôle et de deux directeurs délégués.

Nous recrutons : 1  Assistant de direction H/F Lieu :  Institut Saint-André à Cernay (68)
Type de contrat : CDI à temps complet
Rémunération : selon CCN 66 et en fonction de votre expérience
Date de prise de poste : dès que possible

Vos missions

En lien étroit avec les trois directeurs, l’assistant de direction (H/F) contribue à la coordination, au suivi et à la sécurisation des activités du Pôle.

À ce titre, ses principales missions sont les suivantes :

· assurer le suivi des échéances et des rétroplannings ;
· construire, actualiser et suivre les tableaux de bord de direction ;
· préparer les réunions, élaborer les supports nécessaires et suivre les décisions prises ;
· rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents institutionnels ;
· élaborer les courriers des directeurs ;
· concevoir des outils de communication, notamment des présentations PowerPoint ;
· participer à l’organisation administrative des établissements et services ;
· assurer le suivi des dossiers transversaux confiés par les directeurs ;
· assurer le secrétariat technique de la démarche d’amélioration continue de la qualité ;
· assurer le suivi technique et administratif des événements indésirables, des plaintes et des réclamations, en lien avec les directeurs ;
· recueillir, consolider et mettre en forme les données d’activité ;
· élaborer les statistiques, bilans et éléments de reporting ;
· organiser la circulation de l’information entre la direction, les établissements et les différents interlocuteurs du Pôle ;
· assurer une veille sur les échéances administratives, institutionnelles et réglementaires ;
· contribuer à la préparation des rapports d’activité, évaluations, enquêtes et réponses aux autorités de contrôle et de tarification ;
· participer à l’organisation des réunions institutionnelles, événements et temps collectifs.

L’assistant de direction (H/F) exerce également une autorité fonctionnelle sur le secrétariat. À ce titre, il/elle organise et coordonne l’activité du service, répartit les tâches, harmonise les pratiques et veille à la continuité du fonctionnement administratif.

  Votre profil

Diplôme requis : Titulaire d’un diplôme Bac + 2 dans le domaine

Une expérience dans une fonction similaire est attendue. Une connaissance du secteur médico-social et de ses enjeux constituerait un véritable atout.

Vous maîtrisez :

· les outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams ;
· la construction et le suivi de tableaux de bord ;
· la rédaction professionnelle et la mise en forme de documents ;
· l’organisation, la planification et le suivi simultané de plusieurs dossiers ;
· le traitement et la présentation de données ;
· les règles de confidentialité liées aux informations professionnelles et aux données des personnes accompagnées.

Qualités recherchées

Nous recherchons une personne :

· proactive, autonome et capable d’anticiper ;
· rigoureuse, organisée et fiable ;
· responsable et engagée dans ses missions ;
· disposant de solides capacités rédactionnelles ;
· capable de hiérarchiser les priorités et de respecter les échéances ;
· à l’aise dans un environnement complexe, dynamique et multisite ;
· capable de travailler avec plusieurs directeurs et de coordonner des interlocuteurs variés ;
· dotée d’un bon relationnel, d’un positionnement professionnel adapté et d’un réel sens du service ;
· sachant faire preuve de discrétion, de confidentialité et de loyauté institutionnelle ;
· force de proposition dans l’amélioration des outils et des organisations.

Pourquoi nous rejoindre ?

- Une association engagée et porteuse de valeurs humaines fortes
- Un environnement de travail pluridisciplinaire et dynamique
- Des perspectives d’évolution et de formations

Des avantages
. Horaires de journée et en semaine,
. Congés trimestriels (9 congés supplémentaires par année)
. L'indemnité Ségur est appliquée dans notre établissement,
. Mutuelle employeur,
. Participation de l'employeur aux transports en collectifs à hauteur de 50 %

Nous avons hâte de vous rencontrer et de partager l'aventure avec vous !