Gestionnaire administratif (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur de la Proximité et de la politique de la ville et du Responsable du Service Accès aux Droits et Numérique, le/la gestionnaire administratif(ve) a pour missions d'assister et de seconder administrativement le responsable de service dans un objectif de bon fonctionnement du service, notamment sur les deux thématiques qui le compensent : l'accès aux droit et le numérique.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Missions / conditions d'exercice

* Gestion administrative :
- Réaliser et préparer des documents et actes administratifs, (notes internes, fiches de suivis, rapport...)
- Recueillir et traiter les informations en liens avec les actions du service
- Conception et suivi des outils de coordination, de planification et d'évaluation des activités : outils de pilotage, tableaux de bord, rétroplannings, PowerPoint, indicateurs statistiques...)
- Assurer l'interface avec les partenaires (internes et externes du service) sur le plan administratif
- Accueil, écoute et orientation des personnes en demande d'informations sur les actions du service
- Appui administratif et technique à l'équipe opérationnelle du service
- Gestion des courriers et des actes administratifs et financiers (bons de commandes, traitement des factures, conventions...)
- Appui au responsable de service sur le suivi budgétaire par un outil de lecture comptable des dépenses relatives au service

* Gestion administrative spécifique à l'opérationnel :
- Coordonner en lien avec le Responsable de service, les missions des agents du service (conseillers numériques, agents de proximité aidant connect, et agents des maisons de justice et du droit) et participer à l'animation opérationnelle du réseau partenarial.
- Planifier les actions de mobilisation pour les actions habituelles ou évènements particuliers et pour les projets en lien avec les services et divers partenaires

- Contribuer et participer aux actions lors des événements et actions transversaux mise en place par la DPPV
- Suivre la gestion administrative de la planification des interventions sur les bassins de vie avec les coordonnateurs de développement de la vie associative, et agents de proximité, les chef de projet, les animateurs dans une démarche partenariale.
Profil recherché

Profils recherchés

* Niveau CAP/BEP souhaité
*Expériences sur un poste similaire souhaité
* Connaissance de la collectivité territoriale et de ses services
* Règles de l'expression orale et écrite
* Écrits professionnels
* Vocabulaire professionnel
* Connaissances des techniques de travail en coopération et en transversal
* Connaissances des processus et circuits de décision de la collectivité
* Connaissances RGPD
* Notions en matière de commande publique
* Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
* Capacité d'organisation, de coordination et de planification
* Capacité à collecter et à partager avec les services compétents
* Maîtrise des outils informatiques et bureautique (PowerPoint, tableur, traitement de texte, libre office) et des logiciels métier(DOC FLOW, CINDOC, Planification)
* Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques et les personnes ressources
* Informer les acteurs de terrains des mesures mise en place par la collectivité
* Respecter la confidentialité des données traitées
* Être rigoureux et efficace (fiabilité du travail effectué, respect des délais, méthode, attention portée à la qualité du service rendu)
* Savoir respecter l'organisation collective du travail et la hiérarchie
* Savoir travailler en équipe et rendre compte de son activité

* Aptitude à travailler dans une démarche collective et en transversal
* Sens du dialogue et de l'écoute
* Qualités relationnelles
* Respect de la hiérarchie
* Être capable de s'adapter d'anticiper
* Être ponctuel et assidu
* Posséder des qualités d'expression écrite et orale