Coordinateur de la Scolarité Nationale F/H

L'entreprise

GRANDE ÉCOLE D’INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE

Membre du Groupe IONIS, l’EPITA est une Grande École d’ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain.

Notre raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

L’école est ouverte à tous les profils qui recherchent l'excellence, en 3 ans (experts, Bachelors) comme en 5 ans (cycle ingénieur). Elle développe depuis 1984 une approche pédagogique inédite qui associe la pratique, la recherche et l'innovation. Présente sur cinq campus en France, elle est par nature ouverte à l'international, à la recherche et à l’entrepreneuriat.

Ses étudiants apportent chaque jour des réponses innovantes aux grands défis technologiques, industriels, économiques et sociaux de demain. Avec 8 500 diplômés dans plus de 2 000 entreprises, l’EPITA offre des opportunités de carrière sans frontières.

Description du poste

Nous recherchons pour l'EPITA  basée au Kremlin-Bicêtre, un Coordinateur de la Scolarité Nationale pour la formation ingénieur, du cycle préparatoire au cycle ingénieur, dans un environnement multi-sites "Formation ingénieur (de la 1 ère à la 5 ème année)".

Le Coordonnateur national de la scolarité assure la cohérence d’exécution, la fiabilité et la soutenabilité des processus de scolarité sur l’ensemble de la formation ingénieur, du cycle préparatoire au cycle ingénieur.

Il est l’interface de référence entre la Direction de la Formation et de la pédagogie et les Directions de Site et leurs équipes de scolarité locales afin de :

• Sécuriser la continuité des parcours étudiants sur l’ensemble du cursus 1 à 5,
• Préparer et fiabiliser l’application opérationnelle des décisions académiques,
• Dépasser les logiques de silos entre cycle préparatoire et cycle ingénieur,
• Rendre le modèle de scolarité robuste et déployable à l’échelle nationale.

Ce poste ne définit pas les règles académiques ; il  prépare, sécurise et harmonise leur mise en œuvre opérationnelle .

Il est l'un des garants in fine de la délivrance du diplôme unique d'Ingénieur EPITA

Vos principales missions seront les suivantes :

1. Coordination nationale des scolarités – parcours ingénieur 1 à 5

• Préparer et sécuriser l’application opérationnelle des règles académiques de scolarité définies par la Direction de la Formation (notation, validation, jurys), afin d’en garantir la cohérence d’exécution entre le cycle préparatoire et le cycle ingénieur, et entre les différents sites. 
• Mettre en cohérence les pratiques de scolarité sur l’ensemble du cursus 1 à 5 sur l'ensemble des sites.
• Assurer le suivi du bon déploiement de la formation ingénieur sur l’ensemble des sites.
• Veiller à l’équité de traitement des étudiants, quel que soit le site ou l’année du cursus.
• Être le référent pour le traitement des dysfonctionnements rencontrés

2. Synchronisation nationale des calendriers et des rythmes

• Consolider et contrôler les calendriers structurants et semainiers sur l’ensemble du cursus.
• Assurer l’alignement des périodes d’enseignement, d’évaluation, de jurys et des temps forts académiques entre la prépa et le cycle ingénieur.
• Anticiper et traiter les ruptures de rythme ou de charge de travail aux points de transition du parcours.

3. Coordination des notes et des jurys

• Assurer la qualité, la complétude et la fiabilité des remontées de notes sur l’ensemble des années 1 à 5.
• Harmoniser les processus de gestion des notes entre cycle préparatoire et cycle ingénieur, et entre les majeures du cycle ingénieur.
• Préparer et sécuriser les pré-jurys et jurys (semestre, année, diplôme), sans se substituer aux instances décisionnelles.
• Consolider les résultats académiques à l’échelle nationale.

4. Sécurisation et cohérence nationale des parcours académiques

• Coordonner et faire remonter les situations complexes ou transverses : dérogations, compensations, adaptations de parcours, situations sensibles de jury, traitement des étudiants en situation de handicap.
• Harmoniser les pratiques entre les cycles et entre les sites.
• Préparer et documenter les éléments nécessaires à la sécurisation académique et réglementaire des décisions impactant les parcours étudiants, en lien avec les directions concernées.
• Être force de proposition sur l'animation des grandes phases d'orientation de la formation ingénieur (mobilité académique, choix des majeures, choix de l'alternance, stages, poursuite d'études, parcours immersifs, double-diplôme) en collaboration avec la DFP, le LRE ...

5. Actions de scolarité nécessitant un rôle national

À l’échelle de la formation ingénieur sur l’ensemble du cursus 1 à 5, le Coordonnateur national de la scolarité assure ou coordonne les actions suivantes, qui ne peuvent être portées efficacement qu’au niveau national :

• Coordination de la gestion des situations de triche et organisation des conseils de discipline pédagogiques.
• Organisation des différents vœux nationaux (départ en mobilité Internationale avec la direction des Relations Internationales,  électifs, mineures, majeures).
• Relai, déclinaison et sécurisation des communications nationales à destination des étudiants.
• Coordination les échanges avec la comptabilité nationale sur les sujets de scolarité à portée nationale (consolidation des données, calendriers, traitements transverses), en appui des équipes locales.
• Tenir à jour la liste des situations des impayés étudiants et des raisons
• Tenue à jour consolidée des effectifs étudiants et des raisons de démissions / césures / exclusions.
• Organisation et production des éléments nécessaires à l’édition du supplément au diplôme.
• Organisation des réunions déléguées au national

6. ERP Scolarité – articulation avec la DFP (Direction des Formations et de la Pédagogie)

En articulation étroite avec le chef de projet en charge du déploiement de nouveaux outils (tels que Auriga, Omniscol...), le Coordonnateur national de la scolarité est le référent métier scolarité pour les outils pour la formation ingénieur sur l’ensemble du cursus 1 à 5.

À ce titre, il a pour mission de :

• Préparer et sécuriser l’utilisation opérationnelle des nouveaux outils sur l’ensemble des sites et des années du cursus.
• Veiller à la bonne déclinaison, dans les usages et les données, des règles académiques définies par la Direction de la Formation.
• Garantir l’homogénéité des pratiques de saisie, de suivi et d’exploitation des données de scolarité.
• Identifier les écarts d’usage, dysfonctionnements ou fragilités opérationnelles.
• Faire remonter à la Direction de la Formation et au chef de projet ERP les besoins d’évolution issus du terrain.

Le Coordonnateur de la Scolarité est le référent opérationnel national pour la scolarité, en particulier sur les enjeux d’évolutions et de déploiement des outils.

7. Structuration et fiabilisation du dispositif national de scolarité

• Définir et diffuser des standards nationaux de fonctionnement des scolarités, en lien avec les processus et l’ERP.
• Sécuriser la prise en main des règles, outils et processus par les équipes de scolarité, notamment lors des transitions ou des évolutions d’organisation.
• Contribuer à la continuité, à la qualité d’exécution et à la robustesse du modèle de scolarité à l’échelle nationale.

8. Amélioration continue et pilotage

• Exploiter les bilans académiques sur l’ensemble du parcours 1 à 5.
• Identifier les fragilités aux interfaces entre cycle préparatoire et cycle ingénieur.
• Être force de proposition sur les ajustements de processus, de rythmes ou d’organisation.
• Alimenter la Direction Générale et la Direction de la Formation en analyses consolidées.

Positionnement : 

• Fonction : Nationale transverse 
• Périmètre : Formation ingénieur, de la 1re à la 5e année, incluant le cycle préparatoire et le cycle ingénieur, en environnement multi-sites ; et plus généralement toutes les formations multi-sites conduisant au même diplôme
• Rattachement : Direction Générale
• Articulation clé : Coordination étroite avec la Direction de la Formation et de la pédagogie et les directions de site et leurs scolarités

Profil recherché

• Expérience confirmée (5 ans minimum) dans une fonction de scolarité ou d’administration académique dans l’enseignement supérieur.
• Bonne connaissance des formations longues diplômantes (Licence / Master / ingénieur).
• Expérience en environnement multi-sites ou multi-parcours fortement appréciée.
• Une expérience de coordination transverse, sans nécessairement de management hiérarchique, est un atout.

Ce poste s’adresse à un profil structurant, à l’aise avec les processus, les outils et les environnements transverses, souhaitant jouer un rôle central dans la fiabilité et la cohérence des parcours étudiants à l’échelle nationale.

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l’enseignement supérieur privé en France porté sur l’innovation et l’esprit d’entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d’ambitions, alors n’hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

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