Assistant(e) en gestion administrative - Recrutement, Formation et Accompagnement RH H/F

Description des missions

Dans un cadre défini par la responsable du pôle développement RH, assurer la gestion administrative, l'exécution budgétaire et la mise en œuvre opérationnelle et logistique des activités du pôle développement RH, englobant le recrutement, la formation continue et l'accompagnement RH.

Profil recherché

Dans un cadre défini par la responsable du pôle développement RH, assurer la gestion administrative, l'exécution budgétaire et la mise en œuvre opérationnelle et logistique des activités du pôle développement RH, englobant le recrutement, la formation continue et l'accompagnement RH.Activités principales- Mettre en œuvre les formations inscrites au plan régional : organisation matérielle (planning, réservation des salles, convocations, attestations¬ de présence, listes d’émargement…), suivi des stagiaires, contrats et conventions avec les formateurs et organismes, en lien avec la responsable de pôle.ConnaissancesSavoir-faireLa délégation régionale Inserm Nord-Ouest, localisée sur Lille au cœur du centre hospitalo-universitaire, représente la direction générale de l’Inserm en région et administre 31 structures de recherche situées sur Lille, Rouen, Caen et Amiens dans lesquelles travaillent 450 agents Inserm.Constituée d’une quarantaine d’agents, elle assure un accompagnement et une gestion de proximité des structures de recherche aux niveaux financier, immobilier, ressources humaines, partenariat et valorisation de la recherche, prévention des risques. Le poste à pourvoir est localisé au sein du service finance et agence comptable secondaire dont la mission est de piloter et exécuter les opérations financières et juridiques au profit des unités de recherche. - Établir les bons de commande, vérifier la conformité des factures, renseigner le système d’information budgétaire SIFAC+ et assurer le suivi des frais de missions des agents (via Notilus) pour garantir la conformité du suivi budgétaire des actions de formation- Exploiter le SIRH (Sirène) : saisie, suivi et extraction des données de formation- Recueillir les avis des stagiaires à l’issue des formations et en établir un document de synthèse- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi- Organiser les rendez-vous de suivi RH : prise de rendez-vous, envoi des convocations, gestion du planning, en lien avec la responsable du pôle- Préparer les dossiers avant les entretiens : recueil et vérification des pièces, mise à jour des outils de suivi- Assister aux entretiens pour la prise de notes et rédiger les comptes rendus- Assurer les relances et la traçabilité des dossiers- Réceptionner les profils de poste ouverts au recrutement et assurer un premier contrôle de cohérence- Publier les offres de recrutement sur les différents canaux et assurer le suivi des candidatures- Organiser la logistique des entretiens (planning, convocations, salles…)- Veiller à la bonne tenue du suivi des fonctionnaires stagiaires, en organisant les points d'étape avec la responsable du pôle.- Relayer aux bons interlocuteurs les candidatures spontanéesAptitudesExpérience(s) souhaité(s)Une expérience professionnelle en gestion administrative serait souhaitable, particulièrement appréciable dans le domaine de la formation continueNiveau de diplôme et formation(s)Minimum Bac +2 en Secrétariat / Gestion / Ressources HumainesLe service Ressources Humaines de la Délégation régionale Nord-Ouest (DRNO), placé sous la responsabilité de la RRH se compose de deux pôles : le pôle gestion RH, et le pôle développement RH. La personne recrutée exercera son activité au sein de ce second pôle.