Assistant.e de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.

Missions / conditions d'exercice

Traitement des dossiers et saisie de documents
Apporte une aide à la responsable (traitement informations, classement et suivi de dossiers)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion administrative

Sous la responsabilité de la responsable du service
Collaboration avec la Direction Générale des Services et le Cabinet du Maire

Horaires fixes; amplitude variable selon besoins du service
Poste ouvrant droit à NBI (si recrutement statutaire)
Rémunération statutaire + RIFSEEP

Profils recherchés

¤ SAVOIRS:
• Fonctionnement et procédures des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat et de l’outil informatique
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Standard téléphonique
• Vocabulaire professionnel du service
• Techniques de recherche documentaire

¤ SAVOIR-FAIRE:
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages (gestion des priorités)
• Réaliser la saisie de documents (notes, courriers, délibérations…)
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Savoir travailler en équipe

¤ SAVOIR-ÊTRE:
• Respect des obligations de discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Réactivité, rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie
• Sens de l’accueil, adaptabilité, diplomatie
• S’adapter à des consignes différentes selon les interlocuteurs
• Disponibilité
• Tenue et expression correctes