ASSISTANTE DU CABINET DU MAIRE

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

-Coordination administrative et financière en lien avec la Directrice de Cabinet.
- Assurer le secrétariat du CABINET en lien avec l'Assistante du Maire
-Coordination COMEX (Comité exécutif): instance de suivi des grands projets de la Transformation.

Missions / conditions d'exercice

COORDINATION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE EN LIEN AVEC LA DIRECTRICE DE CABINET.
-Apporter un appui organisationnel à la Directrice de Cabinet dans la préparation, la coordination et le suivi des dossiers et arbitrages.
-Veiller aux délais de traitement et à la traçabilité des dossiers sensibles
-Réaliser une veille régulière sur l’actualité institutionnelle, règlementaire et territoriale.
-Suivi budgétaire du Cabinet : consultations, bons de commande, engagements, visa des factures.
-Rédiger les procès-verbaux, relevés de décisions des audiences et rencontres stratégiques.
-Constituer les dossiers supports des séances stratégiques et des rendez-vous du Maire en lien avec les services idoines (centraliser les éléments d’aide à l’arbitrage).
-Coordonner les relations et correspondances avec les syndicats, instances et associations avec lesquels la ville entretien des liens.

SECRETARIAT DU CABINET EN LIEN AVEC L’ASSISTANCE DU MAIRE
-Accueil téléphonique et physique
- Suivi des correspondances signalées
-Rédaction des correspondantes du Maire en garantissant rigueur, cohérence politique et qualité rédactionnelle.
-Gestion stratégique de l’agenda du Maire.
-Organiser la représentation du Maire dans les instances et évènements en lien avec la secrétaire du Maire et de Directrice des affaires réservées.

COORDINATION COMEX (comité exécutif) : INSTANCE DE SUIVI DES GRANDS PROJETS DE LA TRANSFORMATION
-Organiser les réunions du COMEX (planification, convocations, préparations des dossiers inscrits à l’ordre) en lien avec la DGS et la Dircab.
-Assurer le secrétariat du COMEX.
-Tenir à jour les outils de suivi et de gestion de projets.
-Rédiger et diffuser les notes de service du Maire.

Profils recherchés

-Bac +2à Bac+3
-Expérience de 3 à 5 ans sur des missions de coordination du Cabinet ou de la Direction Générale
-Sensibilité forte aux enjeux de politiques publiques du territoire régional et national
-Très bonne connaissance de l’environnement territorial et des compétences de l’ensemble des acteurs publics
-Maitrise des outils informatiques (suite Microsoft, Canva….)
-Discrétion
-Sens des responsabilités
-Très bon niveau rédactionnel
-Très bonne élocution
-Grande disponibilité
-Autonomie
-Sens de l’écoute
-Rigueur
-Esprit critique
-Polyvalence