Agent d'accueil polyvalent chargé de l'Etat Civil et des opérations funéraires (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la hiérarchie municipale, l'agent assure l'accueil physique et téléphonique du public, le renseigne et l’oriente ; il prend en charge l'ensemble des opérations liées à l'Etat-Civil et au domaine funéraire.
Sous la responsabilité du Secrétariat Général, il intervient dans les procédures relatives aux scrutins électoraux et participe à l'organisation des élections politiques et professionnelles.
Il réalise également des petits travaux de secrétariat et prend en charge le recensement militaire, le suivi des demandes d'autorisations de licences de débits de boissons ainsi que l'enregistrement des demandes de meublés de tourisme.

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE :
- Accueillir et renseigner le public avec amabilité en veillant à la fiabilité des informations communiquées ;
- Orienter les appels téléphoniques vers les interlocuteurs référents et noter les messages à l'intention des élus ;
- Mettre en relation les correspondants ;
- Réagir avec pertinence et efficience face aux situations d'urgence.

ETAT-CIVIL - OPERATIONS FUNERAIRES
- Réceptionner les déclarations de naissance, de décès, de reconnaissance parentale… en vue d’établir les actes d’état civil correspondants ;
- Constituer les dossiers de mariage et délivrer les livrets de famille ;
- Communiquer les autorisations liées à une déclaration de décès, tenir à jour les registres et adresser, le cas échéant, aux instances compétentes pour avis ;
- Procéder à la délivrance des autorisations nécessaires pour les inhumations ;
- gérer les cimetières communaux.

ELECTIONS :
- Enregistrer les demandes d'inscriptions et de radiations sur le fichier électoral ;
- Réunir la Commission de Contrôle des listes électorales ;
- Participer à l’organisation des scrutins d’élections en lien avec le secrétariat général.

AUTRES FORMALITES RELEVANT DU SERVICE :
- Recenser les jeunes pour la journée citoyenne ;
- Délivrer les attestations d’accueil ;
- Enregistrer les demandes de licences (ouverture d’un restaurant, bar…) ;
- Organiser le tirage au sort des jurés d’assise.

PETITS TRAVAUX DE SECRETARIAT :
- Rédiger des courriers et des mails informatifs simples à l'attention des administrés.

Profils recherchés

COMPETENCES TECHNIQUES :
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques ;
- Savoir prioriser les demandes ;
- Connaître les règles de la communication positive et protocolaire ;
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Bonne culture administrative : connaître le rôle et l’organisation des institutions publiques ; les procédures administrative et de rédaction des actes d’état civil ;
- Aisance informatique : Pack Office et logiciels spécifiques.

COMPETENCES RELATIONNELLES :
- Sens du service public et de l’accueil ;
- Disponibilité et empathie ;
- Neutralité et objectivité en toute situation ;
- Capacité à gérer les situations conflictuelles et à réguler les tensions ;
- Capacité à s'exprimer clairement, à reformuler les demandes et vulgariser l'information ;
- Discrétion professionnelle.

COMPETENCES ORGANISATIONNELLES :
- Capacité à gérer les priorités lors des pics d’activités ;
- Aptitude à la polyvalence et au travail en équipe ;
- Rigueur et sens de l'initiative ;
- Respect des consignes écrites ou orales et des procédures.