Secrétaire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de votre responsable, en qualité de secrétaire, vous êtes chargé(e) de :

Accueillir, renseigner et orienter les usagers, partenaires et collaborateurs, aussi bien en présentiel que par téléphone, en garantissant une qualité de service optimale ;
Assister votre responsable et le service dans l'organisation quotidienne des activités, la gestion de l'agenda, ainsi que dans la circulation des informations et des communications ;
Recueillir, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service et de la collectivité ;
Assurer le suivi administratif des dossiers et des affaires en cours ;
Gérer le courrier entrant et sortant du service ;
Rédiger les comptes rendus de réunions et mettre en forme divers documents administratifs ;
Réaliser l'ensemble des tâches de secrétariat et de gestion administrative liées à l'activité du service ;
Collaborer avec l'équipe de secrétaires en partageant les activités et les missions confiées ;
Travailler en transversalité avec les différents interlocuteurs afin de contribuer à la continuité et à la qualité du service.

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité de votre responsable, en qualité de secrétaire, vous êtes chargé(e) de :

Accueillir, renseigner et orienter les usagers, partenaires et collaborateurs, aussi bien en présentiel que par téléphone, en garantissant une qualité de service optimale ;
Assister votre responsable et le service dans l'organisation quotidienne des activités, la gestion de l'agenda, ainsi que dans la circulation des informations et des communications ;
Recueillir, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service et de la collectivité ;
Assurer le suivi administratif des dossiers et des affaires en cours ;
Gérer le courrier entrant et sortant du service ;
Rédiger les comptes rendus de réunions et mettre en forme divers documents administratifs ;
Réaliser l'ensemble des tâches de secrétariat et de gestion administrative liées à l'activité du service ;
Collaborer avec l'équipe de secrétaires en partageant les activités et les missions confiées ;
Travailler en transversalité avec les différents interlocuteurs afin de contribuer à la continuité et à la qualité du service.

Profils recherchés

Doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle avec un esprit de synthèse ;
Organisé(e), autonome avec le sens de la discrétion ;
Polyvalent(e) dans la réalisation de diverses tâches simultanées ;
A l'aise avec les outils de bureautique et les techniques de secrétariat.