AGENT D'ACCUEIL F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Un poste d'Agent d'accueil (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication - Service Représentations Institutionnelles et Protocolaires.
Sous l'autorité du responsable de service, l'agent accueille et accompagne la première demande des usagers et des agents de la collectivité sur le plan administratif. Il/elle oriente les différents publics vers les services de la collectivité selon leur demande.

Missions / conditions d'exercice

- Accueillir et orienter les usagersAssurer un renseignement de premier niveau et/ou orienter les usagers vers les services compétents.
- Annoncer et présenter les visiteurs et gérer la logistique inhérente à l'accueil du public.
- Gérer les situations pouvant être source de stress et/ou de tensions éventuelles (gestion de conflits, traitement des doléances...)

- Assurer l'accueil physique et/ou téléphoniqueAssurer l'accueil du public au comptoir d'accueil du Département à Saint-Denis (physique, téléphonique et courriel).
- Adapter le style et le contenu de la communication à ses interlocuteurs et à la situation.
- Prendre les demandes de rendez-vous des administrés auprès de l'autorité et des élus (motif, secteur d'habilitation, coordonnées...)
- Transmette au cabinet les demandes d'audience élus vers le secrétariat du Président les demandes le concernant et les demandes administratives vers la DGA/Direction/Services.
- Assurer la retranscription de l'information courriel/ par fiche au service concerné et recenser le tableau de suivi d'activité dédié.
- Gérer les courriers "arrivée" et "départ
Renseigner les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Enregistrer les courriers via le portail numérique et informer de leur disponibilité à l'accueil par courriel.
- Assurer le traitement des courriers départ/arrivée.
- Transmettre les plis et courriers au service courrier ou au secrétariat de cabinet pour enregistrement et traitement.
- Réaliser des tâches de secrétariat (saisie de rapports, comptes-rendus etc.)Renseigner le planning des salles de la collectivité
- Mettre à jour l'organigramme du Département et éditer des outils de communication.
- Tenir un registre d'incident de santé et de sécurité.
- Rédiger des documents administratifs en lien avec l'activité du service
Rédiger des documents administratifs en lien avec l'activité du service (édition des outils de pilotage, documents inhérents à la pratique professionnelle, fiches process...).
- Éditer des bilans d'activité du service et de l'agent mensuels et annuels.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation lié à l'accueil.
- Élaborer et/ou suivre les tableaux de bord
Mettre à jour la base de données administrative (adresses, coordonnées, directions).
- Recenser l'activité du service en remplissant le tableau de demande de rendez-vous et audience.
- Assurer une veille juridique et réglementaire
Assurer une veille de l'actualité du Département et des organismes extérieurs pour connaître les dispositifs et politique menées.
- Se renseigner sur les nouveaux dispositifs, les changements d'adresse et contact des services du Conseil Départemental et les structures associées via le réseau d'agent, site web, intranet, média, journaux, magazines...
- Connaître et se renseigner par tous les biais sur le fonctionnement de la collectivité et des autres administrations ou organismes compétents.
- Transmettre et partager des connaissances avec les stagiaires
Initier les stagiaires aux missions liées à l'accueil et les former.
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
Effectuer l'archivage numérique en lien avec la DSID.
- Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue

Profils recherchés

- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs territoriaux
- Diplôme d'État Supérieur Accueil relations clients usagers souhaité
- Fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Environnement territorial
- Organigramme de la collectivité
- Techniques d'accueil 
- Techniques de secrétariat
- Techniques rédactionnelles
- Techniques d'accueil et de relations avec les usagers
- Outils bureautiques et informatiques
- Créole réunionnais
- Savoir communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Savoir orienter la demande au sein des services
- Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral
- Accueillir le public avec amabilité
- Savoir gérer les situations de stress et de conflits
- Analyser et gérer rapidement une situation
- Sens des relations humaines
- Esprit d'équipe
- Disponibilité
- Discrétion
- Réactivité
- Maîtrise de soi