Assistant,Administrative Assistance

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre du renforcement de sa Direction des Affaires Générales, la Ville de Petit-Couronne recrute un(e) assistant(e) administratif(ive).
Située à seulement quelques kilomètres de Rouen, Petit-Couronne offre un cadre de vie agréable entre ville et nature. Bordée par la Seine et entourée d’espaces verts, la commune bénéficie d’un emplacement stratégique au cœur de la métropole rouennaise, tout en conservant une ambiance conviviale et paisible. Petit-Couronne dispose de nombreuses infrastructures — écoles, équipements sportifs, associations culturelles — qui en font une ville attractive pour vivre et travailler.
Cadre d’emplois C – filière Administrative. Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la Directrice des Affaires Générales, vous participerez au bon fonctionnement administratif de la Direction et assurerez notamment :
Missions principales *

• Enregistrement et ventilation du courrier « arrivée » ;
• Assistance aux réunions (prise de notes, rédaction de comptes-rendus, préparation des dossiers...) ;
• Organisation des bureaux et des conseils municipaux :

o Préparation et envoi des convocations ;
o Centralisation des délibérations transmises par les services et assurer la mise en forme dans le respect des procédures et des délais légaux ;
o Mise en œuvre des formalités de publicité (télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage et archivage) des décisions du Conseil Municipal.

• Gestion du recueil des actes administratifs et des obligations notamment le recueil des arrêtés municipaux ;
• Saisie et suivi des répertoires administratifs
• Classement, archivage et gestion documentaire ;
• Participation à l’organisation et au bon déroulement des élections (préparation des scrutins, logistique, suivi administratif) ;
• Suivi administratif des dossiers transversaux ;
• Suivi des contrats d’assurances, gestion des sinistres et des contentieux (enregistrement, traitement et suivi des dossiers) ;
• Suivi des dépôts de plainte et des procédures associées.

* Liste non exhaustive
Appui transversal

• Réalisation d’études ponctuelles à la demande de la Direction ;
• Participation à l’amélioration des procédures internes ;
• Contribution au bon fonctionnement administratif du service.

Missions secondaires

• Remplacer les agents affectés à l’accueil, à l’état civil et au cimetière en cas d’absence ;
• Assurer, si nécessaire, le remplacement de l’assistante du Cabinet du Maire. Profils recherchés

Formation et expérience

• Formation administrative et ou juridique (Bac à Bac +2/3 souhaité) ;
• Connaissance du fonctionnement d’une assemblée délibérante et des collectivités ;
• Connaissance du fonctionnement des administrations publiques.

Compétences

• Excellentes qualités rédactionnelles ;
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Sens de l’organisation et rigueur ;
• Aisance relationnelle et sens du service public ;
• Respect des délais ;
• Sens de la planification ;
• Discrétion professionnelle indispensable.

Qualités attendues

• Polyvalence et autonomie ;
• Réactivité et capacité d’adaptation ;
• Esprit d’équipe ;
• Grand sens du service public.

Conditions d’exercices :

• Poste à temps complet ;
• Poste basé en mairie ;
• Horaires administratifs avec possibilité de réunions en soirée (conseils municipaux).