AMA UTEP 50%

IDENTIFICATION DU POSTE

Relation hiérarchique:

Directeur de l’Établissement et Direction des Ressources Humaines, chef de pole, médecin référent (UTEP)

Relations fonctionnelles:

BDE, direction des soins, Cadre Supérieur de Santé, Encadrement médical et paramédical, Services Administratifs, Logistiques et Techniques.

Présentation du Pôle Ambulatoire

Brunelles Hospitalisation Complète ;

CAC Dole et CAC Lons le Saunier ;

Tous les CMP / HJ du département ;

CSAPA / ELSA Dole ;

Vigilans / UTEP

Présentation du service :

Pole Ambulatoire : Gestion administrative de l’Unité Transversale d’Éducation au Patient (50%)

MISSIONS DU POSTE

Mission générale:

• Accueillir, orienter, renseigner, rassurer, désamorcer des situations conflictuelles.
• Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou fonctionnel ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l’information.
• Communiquer des documents liés au service.
• Gérer des dossiers et assurer leur suivi.

Missions principales:

UTEP (Psychoéducation)

• Informations sur la psychoéducation aux patients, soignants, médecins, à l'accueil, par courrier ou par téléphone.
• Gestion administrative de l’activité (liens avec les intervenants, création de dossiers, préparation des dossiers, courriers, création et suivi des carnets de bords des patients, gestion administrative des réunions : OJ, compte rendus, diffusion…)
• Communication : flyers, affiches, PPT pour les instances, bilan activité
• Recueil activité (saisie DPI)
• Réalisation bilan d’activité en collaboration avec les soignants

Missions non spécifiques

• Tâches administratives (élaborer et actualiser des tableaux), documents professionnels courants
• Gestion des stocks de fournitures de bureau (commande, contrôle et suivi).
• Gestion logistique : réservation salles, véhicules, commandes,
• Suivi des indicateurs/tableaux de bord

Autres missions

Participation à la continuité du secrétariat médical au sein du pôle ambulatoire (remplacements ponctuels congés et absentéisme)

COMPÉTENCES REQUISES

Aptitudes à:

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, et notamment accueillir des patients et leurs proches
• S’exprimer en face à face auprès d’une ou plusieurs personnes.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire.
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques.
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous pour le cadre de pôle.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, un compte rendu, un courrier, les bilans, les tableaux de bord relatifs à son domaine de compétences.
• Savoir synthétiser les informations.
• Identifier les informations pertinentes, choisir et utiliser des supports et des moyens adaptés pour communiquer.
• Renseigner les tableaux de bord et les indicateurs de l’activité de la gestion budgétaire et économique du pôle.
• Travailler en équipe / en réseau.

Connaissances particulières et pré - requis :

• Connaissance des techniques de secrétariat et de bureautique / informatique (OpenOffice, Word, Excel, PowerPoint, intranet, Webmail……).
• Connaissances DPI Cortexte

Expériences professionnelles souhaitées:

• Secrétariat et utilisation d'outils informatiques spécifiques.

QUALIFICATION

Bac professionnel secrétariat (niveau IV).

CONDITIONS D’EXERCICE

50% UTEP

Base horaire de 19h15 hebdomadaire. RTT. Repos fixes. Résidence administrative : Dole.