Chargé(e) de l'accueil et du secrétariat

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Communauté de Communes des Quatre Rivières qui compte près de 20 000 habitants. Ses bureaux sont situés au cœur de Fillinges et bénéficient d'un cadre de travail très agréable. L'équipe de la Communauté, constituée d'agents très investis et dynamiques, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) ayant de bonnes capacités d'adaptation et de communication.
Souriant(e) et organisé(e), vous avez le sens de l'accueil et aimez renseigner et orienter le public. Vous savez faire preuve de discrétion, neutralité et objectivité face aux différentes situations.

Missions / conditions d'exercice

La secrétaire organise et contribue à la réalisation des activités liées au secrétariat :
- Accueil physique et dématérialisé (téléphone, Email) des usagers. Cette mission passe notamment par la gestion du standard téléphonique de la structure ;
- traitement du courrier, collecte et distribution du courrier entrant et la gestion du courrier sortant ;
- rédaction de courriers
- préparation et suivi des parapheurs
- organisation de réunions
- gestion des fournitures et des commandes : commande et suivi des fournitures administratives et du petit matériel technique, organisation administrative et logistique des réunions (convocation, collation, matériel à disposition...) et organisation administrative des bureaux administratifs (gestion des stocks, classement et gestion des archives, saisie informatique de bases de données, gestion des codes confidentiels,)
- agrégation des données chiffrées (constitution et présentation de tableaux de données diverses)
- harmonisation des documents issus des différents services
- saisie des projets de délibération et décision
- gestion des bons de commandes
- Assiste aux réunions de direction et en rédige les comptes rendus
- gestion des clés d'accès aux différents locaux

L'agent est également chargé de :
- L'aide à la préparation des événements communautaires et en particulier les conseils communautaires,
- Le suivi administratif des assurances ;

Profils recherchés

L'agent doit avoir des connaissances poussées concernant les outils informatiques de bureautique (Word, Excel, Power point et Outlook)
Le sens du service public, des capacités d'organisation et rédactionnelles et savoir suivre des procédures administratives.
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des outils internes appréciée ou à acquérir.

Qualités individuelles
Présentation et élocution parfaite, capacité de reformulation, faculté mémorielle importante et d'analyse rapide, compétence en médiation avec le public, réactivité, esprit d'initiative, de synthèse et d'équipe. Facilité à s'adapter, rigueur, discrétion, honnêteté, méthode, organisation, autonomie et discrétion.