T11504 Secrétaire polyvalent H/F à l'UTAS de Château-Thierry

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

• Dans le cadre de la mise en œuvre des Politiques sociales en faveur des publics, et notamment en lien avec le Plan de Lutte contre la Pauvreté et les dispositifs partenariaux
50%
• Effectuer le secrétariat d’équipe de l’action sociale
• Assurer le secrétariat du Responsable adjoint H/F
30%
• Effectuer le secrétariat d’équipe du service insertion
• Assurer la gestion administrative des dossiers des BRSA
• Préparer les réunions d’équipes pluridisciplinaires
• Assurer le secrétariat du Responsable adjoint H/F

10%
• Effectuer le secrétariat d’équipe du service enfance

10%
• Remplacer le secrétaire H/F de PMI en cas d’absence

• Accueillir, informer, orienter les usagers dans le cadre du suivi administratif des dossiers
• Remplacer des secrétaires temporairement absent(e)s dans les équipes de PMI, insertion et enfance

Missions / conditions d'exercice

Principales :

Secrétariat d’équipe et logistique :
• Création, gestion et suivi du dossier informatisé d’usager
• Production des courriers et rapports selon les procédures
• Requêtes informatiques
• Réalisation de tâches administratives et logistiques pour le compte du service
• Accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires en l’absence, indisponibilité ou à la demande du responsable adjoint H/F ou des assistants socio-éducatifs de l’équipe
• Réponse à l’usager, prise de rendez-vous, gestion de l’agenda des assistants socio-éducatifs, prise de messages, photocopies, etc.….
• Démarches administratives à la demande des assistants socio-éducatifs, ou du responsable adjoint H/F
• Numérisation des pièces constitutives du dossier de l’usager au niveau local
• Participation aux réunions ou groupes de travail
• Suivi et correction des anomalies dans PROXIMA et WEBMAT

Spécifiques :

• Remplacements accueil standard et renforcement du secrétariat pour des raisons de service et à la demande de l’autorité hiérarchique
• Gestion administrative des prestations territorialisées
• Diffusion du courrier
• Gestion des plannings
• Elaboration de comptes rendus
• Participation à l’accueil de stagiaire
• Dans le cadre de la continuité du service public, permanence quotidienne en roulement de 16h30 à 17h30

Equipe enfance et famille :
• Participation aux tâches et remplacement en cas de besoin

Equipe action sociale :
 Gérer les dispositifs suivants :
• Préparation de la commission FSL
• Accompagnement global
• CCAPEX et pré-CCAPEX
• Secrétariat du responsable adjoint H/F

Equipe insertion :
• Préparation et suivi des dossiers proposés à l’équipe pluridisciplinaire
• Préparation des évaluations diagnostic collectives
• Préparation des journées insertion

PMI :
• Procédure agréments Assmat
• Remplacement en cas d’absence du secrétaire H/F

Profils recherchés

SAVOIRS
Droits et obligations du fonctionnaire
Cadre réglementaire et compétences juridiques des politiques sociales et des collectivités territoriales
Connaissance des outils informatiques et progiciels métier
Connaissance des institutions médico-sociales et des difficultés des usagers
Connaissance dans les domaines spécifiques suivants :
- Organigramme de la collectivité,
- Outils de téléphonie,
- Appareils de sécurité (incendie et intrusion)
- Notions de langue étrangère (éventuellement)
- Domaine documentaire et archivistique

SAVOIRS-FAIRE
Capacité organisationnelle, rigueur
Travailler en équipe
Rendre compte de son activité
Accueillir physiquement et téléphoniquement
Capacités rédactionnelles
Capacités techniques spécifiques :
- Techniques d’écoute et de reformulation
- Gestes et postures face à l’agressivité
- Port de charges lourdes et/ou salissantes

SAVOIR ETRE (qualités)
Sens des relations humaines
Adaptation
Discrétion
Sens de l'écoute et aptitude à communiquer
Sens du service rendu
Gestes et postures face à l’agressivité