Assistant administratif (h/f) - service sécurité et veille réglementaire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

MISSION
Contribuer à la réalisation des interventions des services sur l’ensemble de la ville.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES
• Procéder à l’accueil physique et téléphonique du bureau
• Effectuer les remplacements du poste d’accueil des services techniques
• Traiter informatiquement les données sur les progiciels métiers AS-TECH et OCTIME
• Centraliser, diffuser et classer toutes les informations
• Collecter, exploiter, organiser et diffuser la communication intra et extra service
• Elaborer des notes, des documents de synthèse et suivre les tableaux de bord
• Gérer informatiquement l’activité des services techniques (As-tech : prestations, bons de travaux, prestations du portail symphonie, bons répétitifs, bons mécanique)
• Saisir les données transmises par les services permettant une facturation interne de chaque prestation
• Gérer informatiquement le personnel (Octime : présence, absences, congés, heures supplémentaires, astreintes…)
• Envoyer des mails aux responsables de services et aux différents services
• Elaborer les plannings services et activités
• Suivre les diverses manifestations organisées sur la ville (festivités, commémorations, élections)

Profils recherchés

COMPETENCES
• Savoirs
Connaître l’environnement local
Connaître l’organisation et les activités des services municipaux
Connaître le statut de la fonction publique territoriale
Connaître les techniques rédactionnelles
Connaître le fonctionnement des services techniques

• Savoirs faire
Utiliser l’outil informatique
Utiliser la messagerie électronique et les systèmes téléphoniques
Utiliser les logiciels métier (Astech, Octime)
Utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, power point)
Utiliser les techniques d’accueil
Utiliser les techniques de communication
Utiliser les techniques de secrétariat
Utiliser les techniques de classement
Savoir élaborer et diffuser des comptes rendus

• Savoir être
Avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens des priorités
Etre rigoureux
Avoir le sens des relations humaines
Avoir une capacité d’adaptation et à mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples
Appliquer strictement l’obligation de réserve

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Formation niveau Bac
Expérience sur un poste similaire
Maîtrise de l'outil informatique