Chargé.e de gestion administrative (État civil, funéraire et population)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) à la Responsable du service Etat civil - Cimetières - Elections - Accueil - Qualivilles, l’agent assure principalement les missions liées à l’état civil et au secteur funéraire. Il/elle assure l’instruction, le traitement et le suivi des dossiers relevant de son domaine de compétences, dans le respect de la réglementation en vigueur, des procédures internes et des engagements de qualité de service de la collectivité. L’agent contribue à la fiabilité des actes et des dossiers traités ainsi qu’à la continuité du service public.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

ÉTAT CIVIL
• Rédiger les différents actes d’état civil ;
• Délivrer les actes d’état civil au guichet, par courrier et par voie dématérialisée ;
• Instruire et traiter les demandes relatives aux changements de nom et de prénom ;
• Contrôler les actes et les mentions avant reliure des différents registres ;
• Éditer les tables annuelles et décennales ;
• Enregistrer les avis de naissance provenant d’autres communes ;
• Traiter les différents jugements et décisions : adoptions plénières et simples, divorces, changements de régime matrimonial, changements de régime matrimonial, changements de sexe, etc. ;
• Gérer et traiter les rectifications administratives ;
• Gérer les livrets de famille ;
• Gérer la plateforme COMEDEC et assurer le traitement des échanges dématérialisés d’actes d’état civil avec les notaires, avocats, préfecture et administrations habilitées ;
• Transmettre les actes d’état civil à l’INSEE ;
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers relevant de l’état civil ;
• Appliquer les règles relatives à la confidentialité et à la protection des données personnelles
• Assurer une veille sur l’évolution de la réglementation relative à l’état civil.

MARIAGES, PACS ET PARRAINAGES
• Accueillir et renseigner les futurs époux et les usagers ;
• Instruire les dossiers de mariage ;
• Contrôler la complétude et la conformité des pièces produites ;
• Préparer les dossiers et les actes nécessaires aux célébrations ;
• Organiser le suivi administratif des mariages ;
• Assurer les formalités consécutives aux célébrations ;
• Participer à la célébration des mariages dans le cadre des habilitations et délégations accordées ;
• Instruire et traiter les dossiers de PACS ;
• Assurer le suivi administratif des PACS ;
• Préparer et organiser les parrainages civils ;
• Assurer les formalités administratives liées aux parrainages.

POPULATION ET FORMALITÉS ADMINISTRATIVES
• Gérer et contrôler les attestations d’accueil ;
• Gérer et contrôler les dossiers de recensement citoyen ;
• Assurer le suivi des dossiers relevant des missions de population ;
• Informer et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives ;
• Appliquer les procédures réglementaires relatives aux formalités traitées.

CIMETIÈRES ET SECTEUR FUNÉRAIRE
• Accueillir et accompagner les familles en deuil dans leurs démarches administratives ;
• Gérer les désistements, abandons et reprises de concessions ;
• Gérer les transports de corps et les vacations de police qui en résultent ;
• Gérer les emplacements des concessions et des colombariums des trois cimetières communaux ;
• Assurer le suivi administratif et financier des concessions et des colombariums ;
• Assurer le suivi des travaux liés aux concessions et aux équipements funéraires ;
• Gérer les accès aux cimetières pour les professionnels ;
• Rédiger et enregistrer les titres de concessions ;
• Organiser et suivre les opérations d’inhumation et d’exhumation ;
• Gérer la régie des cimetières ;
• Assurer le suivi des opérations funéraires en lien avec les familles et les opérateurs concernés ;
• Assurer les relations avec les opérateurs funéraires et les différents intervenants ;
• Appliquer la réglementation relative aux cimetières et aux opérations funéraires ;
• Assurer la mise à jour des données et des dossiers relatifs aux cimetières.

QUALIVILLES ET QUALITÉ DE SERVICE
• Appliquer les procédures et engagements liés à la démarche Qualivilles ;
• Respecter les standards de qualité et les délais définis par la collectivité ;
• Participer à l’amélioration continue de la qualité de l’accueil et du traitement des demandes ;
• Assurer la traçabilité des démarches et des demandes traitées ;
• Signaler à la hiérarchie toute difficulté rencontrée dans l’application des procédures ou tout dysfonctionnement constaté.

Missions complémentaires :

ACCUEIL
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers du service ;
• Informer et orienter les usagers dans leurs démarches ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’Hôtel de Ville selon les besoins du service ;
• Traiter les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports ;
• Instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales ;
• Participer aux opérations électorales selon les besoins du service ;
• Participer aux opérations de recensement de la population, selon les nécessités du service ;
• Assurer toute mission administrative relevant de son domaine de compétences et nécessaire à la continuité du service.
• Les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins du service et de l’organisation de la collectivité.

Encadrement : non concerné

Profils recherchés

COMPETENCES REQUISES

Savoirs :
• Connaître l’environnement territorial et le fonctionnement d’une collectivité ;
• Maîtriser la réglementation et les procédures relatives à l’état civil et au secteur funéraire ;
• Connaître les procédures relatives aux mariages, PACS, parrainages et formalités de population ;
• Connaître les règles de confidentialité et de protection des données personnelles ;
• Connaître les outils et logiciels métiers du service ;
• Connaître les engagements et procédures liés à la démarche Qualivilles.

Savoirs faire :
• Instruire et contrôler les dossiers administratifs ;
• Rédiger et contrôler les actes d’état civil ;
• Appliquer les procédures réglementaires avec rigueur ;
• Utiliser les logiciels métiers et les outils bureautiques ;
• Organiser son activité et respecter les délais ;
• Identifier les situations particulières et alerter la hiérarchie si nécessaire.

Savoirs être :
• Faire preuve de rigueur et d’organisation ;
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité ;
• Faire preuve de disponibilité et d’adaptabilité ;
• Faire preuve de qualités relationnelles et du sens du service public ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Faire preuve de maîtrise de soi dans les situations sensibles.

DIPLOMES REQUIS – EXPERIENCES REQUISES

• Condition d’accès : Titulaire de la fonction publique, Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie (concours-territorial.fr)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Temps de travail : Temps complet 36h30 (22,5 jours de CA et 8 jours de RTT)
• Horaires : du mardi au samedi
• NBI : 10 points (accueil)
• Contraintes et risques particuliers associés au poste : Participation aux célébrations des mariages et parrainages en semaine et le samedi après-midi ; Traiter des situations pouvant présenter une charge émotionnelle importante, notamment dans le cadre des décès ; Respecter les obligations de confidentialité et de discrétion professionnelle ;