Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique des usagers de la mairie, les informer sur leurs démarches administratives, analyser leurs demandes, les orienter vers les interlocuteurs compétents et contribuer à la qualité de la relation usager.
Premier interlocuteur des administrés, l’agent d’accueil représente l’image de la collectivité. Il assure un accueil de proximité, professionnel et adapté aux différents publics, en apportant une information fiable et en accompagnant les usagers dans leurs démarches.
Il participe également aux missions du service des Affaires générales, notamment dans les domaines de l’état civil, des élections et des formalités administratives, en assurant l’accueil, l’information, la réception et le suivi des demandes conformément aux procédures réglementaires en vigueur.
Le poste contribue à garantir :
• Un accueil professionnel, accessible et bienveillant.
• Une prise en charge adaptée des demandes des usagers.
• Une information claire, fiable et actualisée.
• Une orientation efficace vers les services compétents.
• Le respect des procédures administratives, de la confidentialité et des obligations liées au service public.

Missions / conditions d'exercice

4.1 Accueil physique des usagers
➜ Accueillir, renseigner et accompagner les administrés, partenaires et visiteurs de la collectivité.
➜ Identifier précisément la demande de l’usager et qualifier son besoin.
➜ Apporter une réponse de premier niveau ou orienter vers le service compétent.
➜ Informer les usagers sur les démarches administratives municipales et les procédures applicables.
➜ Accompagner les publics rencontrant des difficultés dans leurs démarches, notamment numériques.
➜ Organiser et gérer les flux d’accueil afin de garantir une prise en charge efficace des usagers.
➜ Veiller à la qualité de la relation avec le public, y compris dans les situations sensibles ou conflictuelles.
➜ Garantir un accueil adapté aux personnes vulnérables ou en situation de handicap.
➜ Respecter les principes du service public : égalité de traitement, neutralité, confidentialité et continuité du service.
4.2 Accueil téléphonique et numérique
➜ Assurer le fonctionnement du standard téléphonique de la mairie.
➜ Réceptionner, identifier et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés.
➜ Apporter une information de premier niveau sur les services municipaux et les démarches administratives.
➜ Prendre et transmettre les messages avec fiabilité.
➜ Assurer le traitement ou le suivi des demandes reçues par courrier électronique.
➜ Garantir une réponse adaptée aux sollicitations à distance.
4.3 Information et accompagnement des usagers
➜ Informer les administrés sur les démarches relevant des Affaires générales.
➜ Expliquer les procédures, les conditions d’accès aux démarches et les pièces justificatives nécessaires.
➜ Mettre à disposition les formulaires administratifs et accompagner les usagers dans leur constitution.
➜ Vérifier la complétude des dossiers avant transmission aux services compétents.
➜ Identifier les demandes relevant d’autres administrations et orienter les usagers vers les interlocuteurs adaptés.
➜ Assurer une information actualisée sur les évolutions réglementaires et les procédures applicables.

4.4 Participation aux missions des Affaires générales
État civil
➜ Accueillir et informer les usagers sur les démarches relatives à l’état civil.
➜ Recevoir les demandes d’actes d’état civil (copies intégrales, extraits, actes de naissance, mariage et décès).
➜ Vérifier l’identité des demandeurs et la conformité des demandes au regard de la réglementation.
➜ Contrôler la présence et la validité des pièces justificatives nécessaires à l’instruction des dossiers.
➜ Participer à la préparation et au suivi des dossiers de mariage, PACS, reconnaissance, changement de nom ou de prénom et baptême civil.
➜ Informer les administrés sur les délais, les procédures et les conditions réglementaires applicables.
➜ Participer à la tenue et à la mise à jour des registres d’état civil selon les procédures internes.
➜ Garantir la confidentialité des informations relatives à l’état civil.
Élections
➜ Accueillir et informer les électeurs sur les démarches électorales.
➜ Renseigner les administrés sur les conditions d’inscription sur les listes électorales.
➜ Réceptionner les demandes d’inscription, de modification ou de radiation et vérifier les pièces justificatives.
➜ Participer au suivi et à la mise à jour des listes électorales.
➜ Informer les usagers sur les modalités de vote, notamment les procurations.
➜ Participer aux opérations préparatoires des scrutins.
➜ Contribuer à l’organisation matérielle des bureaux de vote.
Recensement citoyen
➜ Accueillir les jeunes administrés concernés par le recensement citoyen.
➜ Informer sur les démarches et les obligations liées au recensement.
➜ Vérifier les pièces justificatives fournies.
➜ Préparer les attestations nécessaires selon les procédures du service.
Attestations d’accueil
➜ Informer les demandeurs sur les conditions réglementaires applicables.
➜ Recevoir et vérifier les dossiers.
➜ Contrôler la présence des pièces obligatoires.
➜ Transmettre les demandes pour instruction.
Autres formalités administratives
➜ Informer les usagers sur les démarches administratives relevant de la compétence communale.
➜ Participer à la délivrance de certificats, attestations et documents administratifs.
➜ Assurer l’accueil et l’orientation des usagers pour les demandes relatives aux titres d’identité lorsque la commune dispose d’un dispositif adapté.
➜ Participer à la gestion des objets trouvés selon les procédures en vigueur.

Profils recherchés

Connaissances
➜ Fonctionnement d’une collectivité territoriale
➜ Principes du service public et de la relation usager
➜ Notions de base en état civil et démarches administratives
Savoir-faire
➜ Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique.
➜ Capacité à analyser une demande et à apporter une réponse adaptée.
➜ Capacité à expliquer une procédure administrative à différents publics.
➜ Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
➜ Bonne expression orale et écrite.
➜ Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
Savoir-être
➜ Sens développé de l’accueil et du service public.
➜ Qualités relationnelles, écoute et diplomatie.
➜ Patience et capacité d’adaptation.
➜ Rigueur et fiabilité dans le traitement des demandes.
➜ Discrétion professionnelle.
➜ Capacité à gérer les situations de tension avec calme et professionnalisme.