Assistante de direction / Gestion de la communication (H/F)

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Entreprise et Emploi, et sous la responsabilité de son directeur, vous contribuez à la bonne organisation de la direction, au suivi administratif et vous intervenez sur les aspects logistiques et communications de la structure.
Organisationnelles et administratives

• Préparation de dossiers en amont des réunions et rdv auxquels participe le Directeur.
• Rédaction des comptes rendus de réunion et mise en place du reporting interne.
• Gestion et optimisation de l'emploi du temps complexe du Directeur Entreprise et Emploi.
• Planification de réunions internes et externes, organisation de CoPil et CoTech.
• Gestion de tableaux de bord, de bilans de dossiers techniques et réalisation de présentation PPT.
• Rédaction de courriers, d'emailings, suivi partiel de la messagerie Outlook du Directeur.
• Mise à jour régulier de la base de données des contacts professionnels / partenariaux.
• Gestion des plannings et enregistrement des congés des agents de la Direction, des ordres de mission, remboursements de frais, ...
• Suivi comptable en lien avec l'opérationnel (bons de commandes, facturation...).

Logistique et communication

• Appui pour l'organisation logistique des événements
• Appui à l'organisation matérielle des ateliers
• Renforcement de l'accueil du site en cas de besoin.
• Accompagnement sur la stratégie de communication de la Direction.
• Veille sur les réseaux sociaux de l'activité économique du territoire.

Missions / conditions d'exercice
Au sein de la Direction Entreprise et Emploi, et sous la responsabilité de son directeur, vous contribuez à la bonne organisation de la direction, au suivi administratif et vous intervenez sur les aspects logistiques et communications de la structure.
Organisationnelles et administratives

• Préparation de dossiers en amont des réunions et rdv auxquels participe le Directeur.
• Rédaction des comptes rendus de réunion et mise en place du reporting interne.
• Gestion et optimisation de l'emploi du temps complexe du Directeur Entreprise et Emploi.
• Planification de réunions internes et externes, organisation de CoPil et CoTech.
• Gestion de tableaux de bord, de bilans de dossiers techniques et réalisation de présentation PPT.
• Rédaction de courriers, d'emailings, suivi partiel de la messagerie Outlook du Directeur.
• Mise à jour régulier de la base de données des contacts professionnels / partenariaux.
• Gestion des plannings et enregistrement des congés des agents de la Direction, des ordres de mission, remboursements de frais, ...
• Suivi comptable en lien avec l'opérationnel (bons de commandes, facturation...).

Logistique et Communication

• Appui pour l'organisation logistique des événements.
• Appui à l'organisation matérielle des ateliers.
• Renforcement de l'accueil du site en cas de besoin.
• Accompagnement sur la stratégie de communication de la Direction.
• Veille sur les réseaux sociaux de l'activité économique du territoire.

Profils recherchés
De formation bac+2 et disposant d'une première expérience dans des fonctions d'Assistant de Direction. Vous êtes doté de qualités rédactionnelles, d'un bon relationnel, vous maîtrisez les techniques de gestion administrative. La maitrise des outils bureautiques est indispensable. Rigoureux et réactif, vous savez faire preuve de polyvalence et travailler en équipe.
Localisation : SQY Cub - 3 avenue du centre - Guyancourt. Site emblématique du développement économique de Saint-Quentin-en-Yvelines, qui réunit et mobilise en un lieu unique, les compétences nécessaires à l'accompagnement individuel et collectif des entreprises dans les domaines de la création, du développement, de l'innovation, du financement, et de l'emploi.