Chargé de mission Évènementiel (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Culture > Programmation et techniques du spectacle

Grade(s) recherché(s)

Attaché

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du Directeur de l’Animation, de l’Évènementiel et de l’Attractivité Territoriale, le chargé de mission évènementiel constitue la structure permanente de coordination et de pilotage des manifestations municipales.
Il assure la coordination des services, l’anticipation logistique, le suivi du calendrier municipal et le pilotage opérationnel des grands événements transversaux.
Il anime la commission évènementielle et garantit la cohérence, la faisabilité et la lisibilité des manifestations à l’échelle de la commune.

Missions / conditions d'exercice

ENJEUX ET RESPONSABILITES DU POSTE
• Structurer et professionnaliser l’organisation des événements municipaux,
• Assurer la coordination inter-services sur les manifestations transversales,
• Piloter le calendrier évènementiel municipal,
• Anticiper les besoins logistiques et administratifs des manifestations,
• Animer la commission évènementielle,
• Garantir la qualité et la sécurité des manifestations,

MISSIONS PRINCIPALES

Contribution au projet de direction
• Participer à la définition des orientations du pôle.
• Développer les démarches transversales.
• Contribuer aux projets structurants de la collectivité.
• Participer aux réflexions d'organisation et d'amélioration du service public.
Assurer la coordination avec les services municipaux
• Garantir la circulation de l'information entre les services.
• Harmoniser les procédures d'accueil et d'information.
• Faciliter le traitement transversal des demandes des usagers.
• Participer aux projets de modernisation de l'administration.
• Développer les démarches de simplification administrative.
Assurer le pilotage administratif et budgétaire de la mission
• Élaborer les propositions budgétaires.
• Assurer le suivi de l'exécution budgétaire.
• Rechercher et mobiliser les financements externes qui peuvent exister
• Assurer le suivi des marchés, prestations et équipement.
• Contrôler le suivi des conventions et subventions.
• Évaluer l'efficience des actions menées au regard des moyens mobilisés et réajuster au besoin.
Assurer le suivi et l'évaluation de l’activité
• Définir les indicateurs de performance et de qualité.
• Assurer la mise en place de la production des bilans d'activité.
• Identifier les axes d'amélioration.
• Assurer la transmission des données auprès de la direction du pôle

Piloter le calendrier et la commission évènementielle
- Assurer le suivi global et la cohérence du calendrier municipal des manifestations.
- Animer la commission évènementielle réunissant la DST, la police municipale, la communication, le cabinet et les services organisateurs.
- Préparer les réunions, assurer le suivi des validations et centraliser les besoins.
- Gérer les rétroplannings et les fiches navettes.
- Assurer le lien avec les services supports mobilisés sur les manifestations.
Coordonner les services organisateurs
- Accompagner méthodologiquement les services porteurs de manifestations.
- Clarifier les rôles entre services organisateurs et services supports.
- Assurer la coordination opérationnelle entre les services techniques, la communication et la police municipale.
- Anticiper les contraintes et arbitrer les demandes concurrentes.
Piloter les grands événements transversaux
- Piloter directement les grands événements municipaux transversaux nécessitant une forte coordination.
- Assurer notamment le pilotage de la Fête de la Ville, du Carnaval, d’Été à Villetaneuse, de la CAN et des grands temps municipaux communs.
- Coordonner la mobilisation des services et prestataires sur ces événements.
- Assurer les bilans et retours d’expérience après manifestation.
Assurer la coordination avec la communication évènementielle
- Travailler en lien fonctionnel étroit avec le service communication sur la valorisation des événements.
- Intégrer la communication dès la phase de préparation des manifestations.
- Assurer le suivi des supports évènementiels et des échéances de communication.
- Harmoniser les circuits de validation des supports.

CORRESPONDANCES STATUTAIRES EVENTUELLES, REMUNERATION ET GRATIFICATIONS

• Filière administrative, catégorie B, cadre d’emplois des rédacteurs.
• Groupe de fonctions : Fonction de pilotage, d’expertise et d’animation d’une politique publique
• Traitement indiciaire + Indemnité de Résidence + NBI (agent titulaire)
• RIFSEEP : IFSE (groupe de Fonctions) + CIA + Prime annuelle fixe

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à temps complet 37 hebdomadaires avec RTT (12 jours) : du lundi ai jeudi 8h30-12h et 13h30-17h30, vendredi 8h30-12 et 13h30-17h
• Horaires variables en fonction des évènements municipaux, les heures supplémentaires seront récupérables prioritairement et ce en fonction des nécessités de service
• Prévention médicale requise :
 Travail sur écran informatique (40% du temps)
 Déplacements dans les services pour analyse et travail en transversalité (30% du temps)
 Entretiens et réunions avec des partenaires ou personnes extérieures à la collectivité (30% du temps)

Profils recherchés

SAVOIRS REQUIS
Savoirs
• Organisation évènementielle et logistique.
• Réglementation des manifestations publiques.
• Coordination inter-services.
• Gestion de projet et outils de planification.
• Fonctionnement des collectivités territoriales.
• Gestion budgétaire et suivi administratif.

Savoir-faire
• Piloter et coordonner des événements municipaux.
• Animer une commission inter-services.
• Animer des réseaux d'acteurs.
• Coordonner des prestataires et des services.
• Assurer le suivi et l'évaluation des actions.
• Anticiper les contraintes logistiques et réglementaires.
• Encadrer une équipe et conduire des projets transversaux.
Savoir-être
• Aptitude au travail partenarial et transversal.
• Aptitude à fédérer les équipes.
• Qualités relationnelles et sens du dialogue.
• Sens du service public et de l’intérêt général.
• Réactivité et capacité à gérer les priorités.
• Force de proposition et esprit d’initiative.
• Capacité d’adaptation dans un environnement évolutif.
• Gestion des situations sensibles et des conflits

EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L’EXERCER

• Formation supérieure dans les domaines de l’organisation évènementielle, de la gestion de projet ou de l’administration publique.
• Expérience confirmée dans l’organisation évènementielle, de préférence en collectivité territoriale.
• Expérience de coordination inter-services et de pilotage de projets complexes souhaitée.