Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous la direction du Directeur des services techniques, participe au projet du service en favorisant la cohésion d'équipe dans le respect des uns et des autres et de l'intérêt général.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :
- Assure le secrétariat de direction :
o Tenue et suivi des dossiers et fichiers, classement
o Préparation des dossiers du Conseil municipal
o Tenue des rendez-vous
o Organisation des réunions
o Enregistrement du courrier arrivée/départ et des factures
o Suivi et relance aux inéréssés des courriers principaux
o Rédaction de compte-rendus
o Veille à la circulation des informations et à ce que les réponses soient apportées aux questions
o Exécution du courrier sur indications sommaire
o Réception téléphonique avec transmission aux personnes intéressées
- Responsable avec les techniciens du suivi du courrier arrivée et départ
- Suivi des budgets des régies bâtiment, voirie, eau, espaces verts :
o Sortie des états
o Vérification et contrôle des lignes budgétaires
o Suivi des bons de commande et des factures
- Assure la coordination administrative enter les ateliers et les services de l’hôtel de ville
- Assiste aux réunions de service
- Assiste la direction dans la diffusion des fiches openGST en relation avec le technicien

Missions secondaires :
- Renfort du secrétariat au service technique de l’hôtel de ville en cas de nécessité
- Secrétariat du 3339
- Remplace en collaboration avec ses collègues les différents postes de secrétariat des différents services de la Direction

Profils recherchés

Diplôme requis : BTS SAM, BTS GPME

Expériences : souhaitée

1)Connaissances (Savoirs)

- Maîtrise des règles de gestion administrative et de la correspondance professionnelle.

- Compréhension de base de la facturation et du suivi de budget.

2) Savoir-faire

-Gestion d'agendas complexes : Optimisation des plannings mouvants, priorisation des rendez-vous et gestion des déplacements.

Maîtrise des outils numériques : Utilisation avancée du Pack Office (Excel, PowerPoint), d'outils collaboratifs (Teams).

Organisation d'événements : Planification logistique de réunions de direction, de séminaires et d'assemblées générales.

Rédaction et synthèse : Production rapide de comptes-rendus fidèles, de notes de synthèse et de courriers officiels.

Filtrage et accueil : Gestion efficace des appels et des emails entrants pour protéger le temps du dirigeant.

3) Savoir-être

Discrétion et confidentialité : Respect absolu du secret professionnel face aux informations stratégiques ou sensibles.

Sens de l'anticipation : Capacité à devancer les besoins du dirigeant et à planifier les solutions avant l'apparition des problèmes.

Résistance au stress : Maintien de l'efficacité et de la courtoisie dans l'urgence ou face à des imprévus de dernière minute.

Aisance relationnelle : Diplomatie et adaptabilité pour interagir avec des interlocuteurs variés (actionnaires, salariés, clients).

Rigueur et organisation : Sens aigu du détail, méthode de classement irréprochable et respect strict des délais.