Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du Responsable du Service territorial d'Incendie et de Secours, l'assistant-gestionnaire ERP aura pour mission :
- d'assurer la gestion administrative règlementaire des sous-commissions des établissements ERP et des bâtiments de la Collectivité
- Apporter un soutien administratif et logistique au sein du service Territorial d'incendie et de Secours

Missions / conditions d'exercice

- Réaliser le secrétariat administratif et logistique de la sous-commission de sécurité pour les ERP du 2ème groupe, Sème catégorie, et de le sous-commission accessibilité PMR des ERP, conformément aux 1 normes et règlements en vigueur.
- Assurer la conformité réglementaire des établissements recevant du public au sein de la Collectivité, y compris la gestion des visites de sécurité et des rapports associés.
- Participer à la gestion de la Sécurité Civile
- Préparer les dossiers de grands rassemblements
- Participation à l'armement du Centre Opérationnel Territorial
-Suppléance de l'assistante de gestion administrative en cas d'absence et apporter un soutien logistique et administratif au service, en garantissant la continuité du fonctionnement du service.

Profils recherchés

GESTION DES ERP
Evaluer et gérer les risques liés à la sécurité incendie et aux risques de panique dans les ERP,
Gérer le suivi administratif des dossiers ERP,
Être capable d'analyser les risques potentiels dans les ERP et de proposer des mesures correctives pour améliorer la sécurité des personnes et des biens.
Réaliser la gestion des plans de prévention des risques d'incendie, la préparation des commissions de sécurité et de l'accessibilité, et l'application des recommandations faites lors des visites de sécurité.
Suivre l'évolution des dossiers des ERP, de la création à la mise à jour, et de s'assurer de la conformité des documents administratifs avec la réglementation en vigueur.
Assurer la gestion de la base de données informatique et le suivi des décisions administratives liées aux FRP.
Rédiger les procès-verbaux des réunions des commissions de sécurité, en garantissant leur conformité légale, ainsi que d'assurer l'archivage et le suivi des décisions prises.
Réaliser la gestion des comptes rendus et leur mise en forme dans les délais impartis.
Maîtrise de la réglementation relative à la sécurité contre le risque incendie et de panique dans les ERP.
Maîtrise de la réglementation relative à l'accessibilité des personnes handicapées dans les ERP.

SECRETARIAT
Gérer un planning
Mettre en forme de données Organiser des réunions
Gérer des dossiers administratifs Analyser et synthétiser des documents Gérer un agenda
Organiser des réunions en urgence dans des délais très courts
Assurer le traitement des courriers

REDACTION PROFESSIONNELLE
Élaborer des actes administratifs
Structurer les éléments juridiques obligatoires des actes Sécuriser les actes administratifs

REGLEMENTAIRE
Rechercher un texte législatif et règlementaire
Faire le lien entre l'activité concernée et la règlementation qui la concerne Appliquer les
procédures simples respectant la règlementation
Respecter les délais règlementaires
Repérer les erreurs dans l'application de la règlementation Respecter les formalités et procédures
règlementaires complexes Analyser un texte règlementaire
Synthétiser les dispositions règlementaires applicables à son secteur Interpréter une jurisprudence
Apporter une réponse règlementaire adaptée à une situation donnée Contrôler l'application des
arrêtés
Suivre l'évolution de la règlementation
Recueillir et analyser les informations juridiques utiles au service ou à la Collectivité
Ajuster les procédures en fonction des évolutions règlementaires Savoir transmettre aux personnes
concernées l'information sur les changements règlementaires
Accompagner les personnes sur les évolutions règlementaires

ARCHIVAGE ET CLASSEMENT
Trier les documents en vue de leur classement
Trouver les actes essentiels dans un dossier
Classer les documents pour pouvoir les conserver
Anticiper la préservation des documents
Ordonner des dossiers en vue de leur archivage

BUREAUTIQUE
Utiliser les fonctions avancées des logiciels spécifiques
Exploiter des données dans un tableur pour identifier des tendances
Faire un mailing ou un publipostage

CONDUITE
Respecter le code de la route Conduire en toute sécurité
Assurer la prise en charge de la responsabilité liée à l'utilisation du véhicule
Vérifier l'état de marche du véhicule (huile, freinage, état de la carrosserie) Alerter si anomalie
constatée sur le véhicule
Programmer la maintenance du véhicule Conduire un minibus
Titulaire du permis B

ADAPTATION
Gérer des situations exceptionnelles
Analyser une situation non prévue et apporter des propositions de solutions
Sortir de sa zone de confort pour prendre en charge une situation inhabituelle
Répondre à de nouveaux besoins émergents dans la limite des possibilités

ACCUEIL
S'assurer de la bonne compréhension par l'interlocuteur des réponses données
Apporter des réponses personnalisées et adaptées

INTERFACE HIERARCHIQUE
Rendre compte à la hiérarchie Réaliser des points d'avancement
Partager des difficultés ou problèmes dans un esprit constructif

SAVOIR-AGIR
Respecter les délais
Se montrer réactif
Assurer son rôle avec responsabilité Rendre un service de qualité
Se rendre disponible et volontaire
Communiquer pour favoriser la coopération

Véhiculer une image positive de la Collectivité à travers son comportement Respecter les droits et
obligations du fonctionnaire, le code déontologique et le règlement intérieur
Être autonome
Proposer des améliorations en fonction du retour d'expérience dans son champ d'activité
Accepter ses erreurs et celles des autres

AP1 et AP2

Assistant-Gestionnaire ERP